Toptancılığın, fiziken en uygun şekilde yapılabileceği depoları bir önceki yazımızda izah etmiştik. Bu depoya mal getiren bir çok kamyonda, ürünler paletlere yüklendiğinden, forklift denilen ve kendisiyle kamyondan mal indilip bindirilebilen araçlarla, insan gücüne pek ihtiyac duymadan, çok rahatlıkla ve kısa sürede, gelen mallarınızı indirebilirsiniz. Bugün itibari ile bir çok üretici ve toptancı, işleri çok hızlandırdığı ve insan gücüne olan ihtiyacı azalttığı için maliyetlere de çok olumlu etkisi olan paletle mal sevkiyatını benimsemektedir.

Büyük bir TIR’a elle taşıyarak ürün yüklemesi yapmak, çok seri ve profesyonel bir ekiple çalışsanız bile 4-5 saatten önce bitmez. Böyle yükleme yapılan bir TIR’dan ürünlerin indirilmesi, teslim alırken yapılması gereken kontrolleri de göz önüne alırsanız, 5-6 saatten önce bitmez. Ürün koli ağırlıkları arttıkça da, bu süreler biraz daha uzar, soğuk ve yağışlı havalarda da zorlaşır.

Bir çok hızlı tüketim ürünü üreticisi firma kendi sevkiyat depolarında, modern depo şartlarını oluşturmuşlardır. Size gönderilecek ürünler, paletler üzerinde hazırlanıp, çok kısa sürede, kamyona yüklenir. Paletler üzerinde kamyona yüklenen bu mallar size geldiklerinde gene forklifler veya transpaletlerle deponuza seri bir şekilde indirilebilir. Sıvı taşınan ağır ürün paletlerini, kamyon yükleme rampasına yanaştırılmadan yan kapakları da açılarak forklift vasıtası ile çok seri bir şekilde indirebilirsiniz. Ürünler hafif ise kamyonun arka kapağını açarak yükleme rampasına yanaştırabilir ve transpaletler ile de gelen malınızı kamyonlardan seri bir şekilde indirebilirsiniz. Anlatılan her şey aynı zamanda, deponuzdan kendi kamyonlarınıza yapacağınız ürün yüklemeleri için de geçerlidir.

Evet önemini ilk anlatacağımız araçlar belli oldu sanırım, forklift ve transpaletler.

Eğer toptancı depomuzu, 7 ila 12 metre iç yüksekliğinde bir binada, 3 veya 4 katlı raflara, paletle ürün yerleştirilebilecek şekilde yapacak isek, o zaman depo içine de, bu yüksek raflara paletle ürün koyup alınabilmesi için, ayriyetten, elektrik şarjı ile çalışan ikinci bir forklift almamız şarttır. Depo içerisinde egzostlu bir forklift kullanamazsınız.  Böyle bir depoda, ürün taşıma ve istifi için, minimum sayıda personel ile çalışırsınız. İlk yatırım maliyeti en yüksek, ama sonradan personel  masrafları ve çalışma hızı olarak en iyi toptancı deposu şekli budur. Deponuz ister bu şekilde olsun ister ise çok katlı betonarme binalarda, ürün paletlerinin yan yana dizilme şeklinde olsun, bu her iki modern toptancılık şeklinde de ürün paletlerinin gerektiğinde yer değiştirebilmesi için transpaletlere ihtiyacınız vardır. Sabahları, müşterilerden alınan ürün siparişlerinin, depo personeli tarafından, depodan alınıp satış kamyonlarının bulunduğu yükleme rampasına getirilmesi için bu transpaletlere çok ihtiyaç olur.

Geniş çaplı toptancılık faaliyeti yapılan bir depoda, dış ortamda depo bahçesinde veya iç ortamda raf katları arasında çalışacak forkliftlerinizin  işi, gün içerisinde hemen hemen hiç bitmez. Sürekli olarak çalışacak bu aletlerin, servis kalitesi kusursuz olan, en iyisinin alınmasında, çok büyük fayda vardır. Böyle bir depoda forkliftin çalışamaması demek bütün iş akışınızın durması anlamına gelir ki, sık sık olması çok sinir bozucudur.

Bu her iki forklift için de, kullanıcı belgesi gerekmektedir. Normal ehliyetten farklı olduğu için, forklift kullanım belgesi olmayan personelin forklift kullanımı kanunen yasaktır.

Dış ortamda kullanılacak forkliftin kabininin kışın yağmurda su geçirmez olması ve forklift kullanıcısı personelin, en iyisinden soğuk geçirmeyen iş tulumlarının olması, çalışma veriminizi çok artırır.

Forkliftlerin çok dar alanlarda yapmak zorunda kaldıkları manevralar yüzünden, özellikle etrafında dönebilen arka küçük lastikleri kısa sürede yıpranır ve yıpranan bu lastikler sık sık patlayıp işinizi aksatır. İşletmenizde daima yedek forklift lastiği bulundurmalısınız.

Transpaletlerin de keçelerinin belli aralıklarla kontrol edilmeleri gerekir. Eski keçe yüzünden  yağ kaçıran transpaletlerin çalışma verimleri çok düşer. Bir toptancı deposunda 8-10 adet transpaletin bulunması iyidir.

Toptancı binasının var olan tüm enerji ihtiyacını eksiksiz karşılanabilmesi, elektronik ofis aletlerinizin sağlıklı çalışabilmesi açısından çok gerekli olduğunu söylemiştik. Elektronik ofis aletlerinizin gün içinde kesintisiz çalışabilmesi, iş akış planınızın aksamaması  için çok mühimdir. Ofis donanımınızın iş akış kapasitenize uygun yeterlilikte olması da, gün içerisinde işlerinizin aksamadan yürümesi için çok gereklidir. Ara sıra olabilecek anlık voltaj inip çıkmaları için, güç kaynağı denen akü sistemlerinin çok faydası olur. Ama yetersiz enerji beslemesi yüzünden enerji tedariğinde sürekli problem yaşıyorsanız veya var olabilecek asansörünüzün ilk kalkışına yetmeyecek bir enerji tedariğiniz varsa bu güç kaynağı denen akü grupları da kısa sürede çökmekte ve ofis donanımlarınız zarar görebilmektedir.

Bir toptancı ofisinde, günlük işlerin, özellikle çok yoğun olan sabahları, aksamadan yürütülebilmesi için, bilgisayarların sayısının yeterli olması çok stratejiktir. Bir toptancı deposu ofisinde şu üç grup ofis çalışanın, kendilerine özel ayrı donanım ile çalışabilmesi iş kalitesini çok artırır;

1-Sabahları satıcılara hedeflerinin neresinde olduklarının  hatırlatılabilmesi için gereken  raporlamaların sorunsuz çıkarılabildiği, stok takiplerinin yapılabildiği bilgisayar ve personeli.

2-Müşterilerden alınan siparişlerin, depodan hazırlanacak olanlarının faturalarının kesilebildiği ve bu müşterilerin cari hesaplarının incelenebildiği bilgisayar ve personeli.

3-Üreticiler ve perakendeciler ile finans kuruluşlarının cari hesaplarının takip edilebildiği bilgisayar ve personeli.

Yukarıda belirtilen bu üç personel grubu aynı zamanda ofisin geçmiş dönem evrak arşivinden de ortak olarak sorumlu olmalıdır. Ve birbirlerinin yaptıkları işten haberdar olmaları gerekir.

Bu üç ön muhasebe çalışan grubunun aynı büyük bir odada, yükleme platformuna ve satış müfettişlerinin odalarına çok yakın olması, iş verimliliği açısından çok faydalı olur.

Bu ön muhasebe odasında kapasitesi yüksek bir fotokopi makinasının olması da gerekir.

Kullanılacak ofis donanımı kablolarının önceden çok iyi planlanıp geniş kablo kanalları içerisinde dağıtımının yapılması genel görünüm açısından çok gereklidir.Sonradan ofislerinizde bir kablo karmaşası yaşanmaması için, sonradan olabilecek değişiklikler de göz önünde tutularak yapılabilecek tasarımlar bu konuda çok faydalıdır.

Dış hattınıza bakacak telefon santralinizin de bu ofiste olması çok uygundur.

Ayrıca yeri gelmişken tüm ofis ihtiyaçlarınızı karşılayacak hız ve yeterlilikte internet ve onun bina içinde kablosuz dağılımının, sorunsuz bir şekilde temini de, gün içinde işlerimizin aksamadan yürütülebilmesi açısından çok önemlidir. Önceki yazılarımızda da bahsetmiştik ki; bugün bir çok üretici firma, bayisine, perakendecilerle oluşacak ticari kayıtların, üretici firmanın kendisine özel, internet üzerinden çalışan, hazır paket ticari programının üzerinden takip edilmesini şart koşmaktadır. Gerek sadece sipariş alıp ürünü sonra sevk eden ve soğuk satıcı denen satıcılar, gerekse aldığı siparişi hemen perakendeciye teslim edebilen ve sıcak satışçı denen satıcıların ellerine bulunan el bilgisayarları ile, perakendecilerin ne zaman ziyaret edildiklerinden, onlara neler satıldığına ve ne zaman tahsilat yapıldığına dair tüm bilgiler, gün sonundaki aktarımlardan sonra, hatta GPRS’Lİ el terminallerinde anında, bu paket ticari program vasıtası ile üretici firmanın merkez ofisinden ve toptancının ön muhasebe ofisinden çok kolaylıkla takip edilebilmektedir. Uydu üzerinden GPRS ile takip edilebilen bu el bilgisayarları ile satıcıların gün içindeki her saniyesi takip edilebilmektedir. Bu sayede hem üretici hem toptancı aynı anda satıcılarının perakendeciler ile kurdukları her türlü irtibatı bilgisayar üzerinden takip edebilmektedirler. Bu sistemden çekilebilen raporlamalar ile de satıcıların, perakendeye satışı nasıl yönettiklerini takip edebilmektedirler. Yetersiz internet hızı ve bağlantısı, ihtiyaç olduğunda,  bu raporların sistemden alınma sürelerini gereksiz şekilde çok uzattığı için işimizin aksamasına sebep olur.

Satışta satıcılarımızın kullanılabildiği el terminali olan bilgisayarlar ve sıcak satışta onları kullanarak fatura kesebildiğimiz yazıcılar, ucuz aletler değildir. Sürekli kullanıldıkları için de sık sık arıza yapabilmektedirler. Ayrıca araçlardan da çalınabiliyorlar. Yedeklerinin olmasında çok büyük fayda vardır. Ofis donanımları sektöründe faaliyet gösteren, servis ve yedek parça firmalarının çok sorunlu firmalar olduklarını özellikle belirtmek isterim. Ne kadar kurumsal yapı olarak gözükürlerse gözüksünler, çoğu kez bakım servisi ve yedek parça desteği aldığınız donanım firmanız tarafından en olmadık zamanda ortada, desteksiz bırakılmanız kuvvetle muhtemeldir. Bir anda ortadan buharlaşıveriyorlar. Bu konuda  dikkatli ve seçici olun.  Çok referans verebilen firmalarla çalışmanızı hararetle öneririm…

Eğer temiz kullanabilirseniz, satışta kullandığınız el terminallerini 2. el olarak, ilk alım değerlerinin 1/5’i, 1/6 ‘i gibi bir değere sonradan satabilirsiniz.

Toptancılık işini yaparken kullanmamız gereken taşıtlar; binek araçlar ile ürün sevkiyatında kullandığımız irili ufaklı kamyon ve kamyonetlerden oluşur. Toptancılıkta taşıt parkınız; bayiliğini yaptığınız ürün gruplarının özelliklerine, ürün dağıtımı yaptığınız perakendecilerin sayısı ve  büyüklüğüne, ürün sattığınız perakendecilerin şehirde bulundukları konuma, toptancılık yaptığınız coğrafyanın genişliğine, sizin toptancılıkta yapabildiğiniz cirolara ve sizin araç tercihiniz gibi birtakım faktörlere göre, çok değişebilen özelliklerde ve sayılarda taşıtlardan oluşur.

Taşıtlar konusunda bazen sizin, bazen de piyasanın gereği olarak çok değişen şekillerde kararlar alabilirsiniz. Bunların bir kısmının doğru olmayacağını bilin. Taşıtlar konusunda sonradan çok pişman olacağınız bazı kararlar alabilirsiniz. Ayrıca bu konuda yüzde yüz doğru seçenek diye bir şeyin olmadığını da bilin. Her seçeneğin kendine göre avantaj ve dezavantajları vardır. Bazen de araç konusunda en uygun seçeneği tercih ettiğinizi düşünüp sevinirken, sizin araç alımınızdan 6 ay sonra piyasaya yeni çıkan  bir araç modeli,  en uygun diye sevinerek aldığınız aracı tercih ettiğinize sizi pişman edebilir. Satın aldıktan sonra artık bir daha geri dönüş yoktur. Üzülmeyin, bu her toptancının başına en az bir kaç kere gelmiştir. Yalnız değilsiniz yani…

Toptancı olarak ucuz taşıtları, satın almadaki toplam maliyetlerinin  ekonomik olmaları sebebi ile tercih edebilirsiniz.

Pahalı taşıtları, kullanışlı, konforlu, az arıza verdikleri ve az yaktıkları için, satın alma maliyetleri ekonomik olmamalarına rağmen tercih edebilirsiniz.

Tüm bunlar o anki maddi durumunuza ve o an ki bakış açınıza göre çok değişebilir.

Karayolu taşımacılığındaki yük taşıma sınırlamaları yüzünden, belli marka ve büyüklükteki araçları almaya mecbur kalabilirsiniz. Bazı yük taşıyan kamyonların üzerine yük taşımaya mahsus kasayı da koyunca, karayolları yönetmeliğine göre aracın içine en fazla 200 300 kg yük koyabiliyorsunuz. Halbuki toptancılıkta yük taşımaya mahsus bir aracın 2000 kg ve daha daha fazla yükü  her zaman olur.Çok dikkat edilmesi gereken  bir durum. Cezaları yüksek meblağlar. O aracı aldığınıza bin pişman olabilirsiniz.

Bulunduğunuz şehrin çok sıkışık araç trafiği, sizi, aslında  taşıt parkınızı gereksiz yere artıracağı için pek ekonomik olmayan, biraz küçük araçları almaya zorlayabilir.

Çalıştığınız şehrin çok uzak bir iki ilçesine yeterli ürün sevk edebilmek için, biraz büyükçe kamyon alma ihtiyacı hissedebilirsiniz. Bu kamyonu bulunduğunuz şehrin bir çok semtinde ise kullanamayabilirsiniz.

Her an bozulabilecek veya kaza yapabilecek araçlarınız için, yedek taşıt bulundurmanız gerekebilir.

Bayiliğini yaptığınız üretici firma yeni bir havaleli ürün grubuna giriş yapabilir ve siz elinizdeki yeni aldığınız ve yeni ürün grubunun gelmesi ile kapasiteleri yetersiz hale gelen servis kamyonlarınızı durup dururken, sırf size haber vermeden yeni ürün grubuna giren üretici firmayı memnun etmek için, ekonomik ömrü bitmeden, değiştirip büyütmek veya sayılarını artırmak zorunda kalabilirsiniz.

Veya çalıştığınız firma ürün sevkiyatlarında soğutuculu kasalara ihtiyaç duyan bir ürün grubunun pazarlanmasını sizden isteyebilir. Elinizdeki araçlar yeterli ama, ürün taşıyan kasalar bir anda işinizi yeterince görmez hale gelebilir. Var olan kasalarda yapılması gereken tadilatın uzun süresi sizi, çok daha kısa sürede temin edilebilen pahalı yeni kasaları almaya zorlayabilir.

Eskiyen binek araçlarınızın, kamyonlarınızın yakıt sarfiyatlarındaki artışlar masraflarınıza olumsuz etki ettiği için, yenilerini almak sureti ile taşıt parkınızı değiştirmek isteyebilirsiniz.

Araçlar konusunda her an her şeye hazırlıklı olmalısınız.

Araçlarınızı kesinlikle tek tek almayın ve satmayın. Alacaksanız hepsini birden toplu olarak alın veya satın. Daha kısa sürede ve daha ucuza alabilir ve satarken de daha kısa sürede ve daha az zararla satabilirsiniz. İyi araştırın, pazarlık edin. Bulunduğunuz şehirde veya komşu şehirlerde taşıt satan  firmaların, sizin araç alacağınızdan haberleri olursa, prestijleri için, siparişinizi alabilmek uğruna ilave tavizler vereceklerini bilin. Sizden alabilecekleri siparişler aynı zamanda onlar için, araç servis gelirlerinin de artması anlamına geleceğinden bastırın ve onları sıkıştırın.

Yetkili servisi, bulunduğunuz şehirde olmayan taşıt firmalarında araç almayın. Günümüz itibari ile modern araçların garantileri, yetkili servislerde bakımı yapılan araçlarda geçerli. Yetkili servise bakıma gitmek, sizin için ilave masrafla uzak şehirlere gitmeyi gerektirmemelidir.

Eskidiklerinde 2. el olarak çok zor satılan, az bulunur, az tercih edilir taşıtlardan da, ilk alımda ne kadar ucuz olurlarsa olsunlar uzak durun.

Satış personelinizin kullanırken, çalışırken işlerini kolaylaştıran, kolay inilip binilen, sektördeki diğer rakip toptancı firmaların araçları ile yan yana geldiklerinde, kendi firmalarının araçları ile gurur duyabilecekleri  taşıtlarla çalışmaları, personelinizin çalışma verimini çok artırır.

Ülke çapında faaliyet gösteren hızlı tüketim ürünleri (FMCG) üreticisi firmalar özellikle satış temsilcilerine verdikleri binek taşıtlarını kiralayarak kullanıyorlar. Çok geniş bir coğrafyada, çok sayıda binek otomobili takip etmek ve onlara sahip çıkmak çok meşakkatli olduğu için bu kiralama yöntemi üretici firmalar için ekonomik olabilir. Ama bizim gibi kısıtlı coğrafyalarda çalışan toptancılar için, eğer temiz kullanılabilirse 2. el değeri, taşıtlarımız için önemli olduğundan, taşıt kiralama yönteminin biz toptancılar için ekonomik bir alternatif olmadığını düşünüyorum.

Araçlarınızın her birisinin bir dosyasının olması ve her türlü bakımlarının ve vergi ödemelerinin ve trafik cezalarının ödemesinin bu dosyada takip edilmesi çok faydalıdır. Ayrıca büyük bir çizelgede tüm araçlarınızın gelecek dönem yapılması gereken tamir bakım ve kontrollerinin takip edilmesi, unutulmamaları açısından çok gereklidir. Oluşturulacak bu düzenli bakım dosyası, o aracın 2. elde daha rahat bir şekilde, benzerlerinden daha yüksek bir fiyata satılmasını temin edecektir.

Binek otomobillerinizi 5 seneden fazla kullanmayın. 5. seneden sonra bu binek otomobillerin 2. el satışlarında aşırı derecede değer kaybı yaşanabiliyor. Yük taşıyan kamyon ve kamyonetleriniz de 7 seneden fazla kullanmayın. Aynı durum 7 seneden sonra onlar içinde geçerlidir.

Araç filonuzu, özellikle kamyonlarda mümkün olduğunca tek taşıt firmasında oluşturun. Tercih ettiğiniz o araç firmasında bir ağırlığınız olur. Kritik zamanlarda araçlarınıza daha hızlı servis talep etme, servis ücretlerinde indirim isteme  lüksünüz olur.

Kamyon veya kamyonet girme yasağı bulunan şehir merkezlerinde, şehir merkezindeki perakendecilere ürün ulaştırabilmeniz için, trafik polisleri ve belediyelerle, araçlarınızın şehir içine giriş çıkış saatleri konusunu iyice müzakere etmelisiniz. Yoksa sık sık araçlarınız şehir içinde park cezası veya kamyon girme yasağı cezası yiyebilir. Önceden önlem alın.

Tüm ticari araçların kışlık lastik kullanma mecburiyeti var artık. İyi bir lastikçinizin olması gerekir. Bu lastikçi sizin adınıza yazın kışlık lastiklerinizi, kışında yazlık lastiklerinizi muhafaza edemiyorsa bu lastiklerin muhafazası için deponuzda alan oluşturmanız gerekecektir.

Şehirden uzakta, yakınında toplu taşıma hattı olmayan toptancı depolarında, ofis ve depo personelinin evlere servisi için bir minibüs bulundurulması gerekebilir.

Gittikçe, toptancılık mesleğinin düşünüldüğü kadar kolay bir meslek olmadığını anlıyorsunuzdur her halde…

Rıza Cenat

Şubat 2014

Yalova