Bir evvelki yazımızda, toptancı firmasında satış kadrosu kurulmasını, futbol kulüplerindeki kadro yapılanması ile örneklendirerek anlatmaya çalışmıştık. Bu iki sektörün de kadro kurulma dinamikleri, birbirleriyle çok örtüştüğünden, toptancı firmasındaki satıcı kadrosu dışındaki diğer kadroların kurulmasını da, yine futbol kulüplerinden örnekler vererek anlatmaya çalışacağız.

Futbolda maçlar gol atılarak kazanılıyor. Gol atmak çok önemli. Aslında kimin attığı çok önemli değil. Bazen rakip oyuncunun kendi kalesine attığı gol bile sizin lehinize skora yansıyor. Bazen de sizin kaleciniz rakip kaleye gol atar. Ama bunlar çok istisnai durumlar. Sadece böyle goller atabilerek ligde şampiyon olamazsınız. Normalde forvet oyuncularınızın her maçta gol atması gerekmektedir. Oyun esnasında, takımınızın diğer oyuncularının sık sık, rakip kale önünde, forvet oyuncularınızın gol atabilecekleri pozisyonlar oluşturmaları lazımdır. Çünkü oluşturulan her pozisyondan da gol çıkmaz.

Hızlı tüketim ürünleri toptancılığında da artan cirolar ve kazançlar, satış ile gelir. Satışınızı artırabilirseniz rekabet edebilirsiniz. Her yıl aynı TL miktarınca satış yaparsanız, bu sizin küçüldüğünüz ve rakiplerinizin de büyüdüğü  anlamına gelir. Perakende piyasasına lojistik sağlıyorsanız onlarla beraber sağlıklı bir şekilde, kar ederek büyüyebilmelisiniz. Eğer bayiliğini yaptığınız hızlı tüketim ürünleri üreticisi firma, perakende piyasasının büyümesine paralel olarak sizi karlı bir şekilde büyütemiyorsa, toptancı firması olarak sizi genellikle batırır veya bankalara aşırı borçlu hale getirir. Onun için gelecekte kalıcı bir firma olma adına, satışları artırarak büyüyebilmek, toptancılık sektöründe her sene gösterilmesi gereken çok önemli bir özelliktir. Gerekirse büyüyebilmek için başka üretici firmalardan da bayilikler alabilmelisiniz.

Futbolda bazen rakip oyuncunun kendi kalesine attığı golün sizin lehinize skora yazılması gibi, hızlı tüketim ürünleri toptancılığı sektöründe de bazen rakip toptancı firmasının ürün tedarikçisi olan üretici firmanın, çeşitli sebeplerle mal üretememesi, sizin satışlarınızın katlayarak artmasına sebep olabilir. İşte burada önemli olan şey, satıcılarınızın bu durumu çok erken farkedip, derhal boşluğu dolduracak satışlar yapması, ve sizin de yapılan bu rutin dışı satışları, diğer depocu, ofis peroneli ve sevkiyatçılarınızın ilave gayretleri ile doldurabilmenizdedir. Siz yavaş davranırsanız bir başka hızlı tüketim ürünleri toptancısı olan rakip toptancı firma ve onun tedarikçisi olan üretici firma, boşluğu derhal dolduracaktır. Ekibinizin her bireyinin, ilave gayret gösterilmesi gereken bu kritik zamanlarda, sizi büyütecek bu ekstra fırsatlarda, aynı anda,  takım ruhu ile,  işleri bırakın aksatmayı daha da verimli olacak şekilde çalışması gerekmektedir. Perakendeden sadece sipariş almanız yetmez, satış sonrası yapılması gereken lojistiği de kusursuz olarak yapabilmelisiniz. Onun için satıcılarınız dışındaki diğer tüm kadronuzun kalitesi de, en az satıcı kadronuz kadar önemlidir. Aynen,  gol atmakla mükellef forvet oyuncularının,  gol atabilmelerinin lojistiğini yapan, takımın diğer mevkilerinde oynayan diğer oyuncuların kalitesinin de çok önemli olması gibi…

Gördüğünüz gibi gol atmakla mükellef forvet oyuncuları bir futbol takımının vazgeçilemez en önemli, en pahalı oyuncularıdır ama, işlerini yapabilmeleri için takımın diğer oyuncularının desteğine muhtaçtır. Takımın diğer oyuncularının yardımı olmadan forvet oyuncuları, istisnalar hariç genelde gol atamazlar. Dolayısı ile bir takım oyunu olan futbolda, diğer mevkilerde oynayan futbolcuların, forvet oyuncularını kıskanmadan, onlara gol attırarak başarılı olmalarını  temin edecek şekilde desteklemeleri çok önemlidir. Forvet oyuncuları dışındaki futbolcularınızı ihmal ederek şampiyonluğa ulaşamazsınız. Forvet oyuncularınızla takımın diğer oyuncuları arasında, her konuda, özellikle de gelir konusunda hassas bir denge oluşturmalısınız. “En çok parayı forvet oyuncuları alıyor, biz olmadan nasıl gol atacaklar ki? onun için bize niye onlardan daha az para veriyorsunuz”  diyen bir defans oyuncusu gördünüz mü hiç? Göremezsiniz. Takımda her mevkinin gerektirdiği bir kaabiliyet ve o kaabiliyetin temin edilmesindeki kıtlık yüzünden, tek başına maç kazandıran ve çok  az rastlanabilen Maradona’lara, tabiki  her takımda bulabileceğiniz vasat defans oyuncularından daha fazla para ödemelisiniz. Ama yine söylüyorum, bu durum defans oyuncularının öneminin ihmal edilebileceği anlamına gelmez.

Futbol sektöründe forvetin atması gereken golün lojistiğini yapan diğer mevki futbolcularının önemli olması gibi, aynen toptan sektöründe de satışın lojistiğini yapan diğer tüm kadrolar; yönetim, ofis, depo, sevkiyat, tanzim-teşhir vs olmak üzere çok önemlidir. Futbolda olduğu gibi, bunların da kendi aralarında belli yetki ve ücret dengelerinin olması lazımdır. Bir hızlı tüketim ürünleri toptancılığı yapılan firmada, satışa destek vermesi gereken diğer kadroları, yönetim kadrosundan başlayarak anlatalım.

Daha önceden de belirtmiştik, patronun altında; işten anlayan, müşterileri tanıyan, sahayı yönetebilecek kaabiliyette ve idare etmekle mükellef olduğu satış ekibinin, sahip olunan yetkinlikleri yüzünden saygı duyduğu  bir yönetim kadrosunun olması gerekir. Artık satış müfettişi mi dersiniz, bölge yöneticisi mi dersiniz, satış temsilcisi mi dersiniz, yoksa satış koordinatörü mü dersiniz bilmem.. Toptancı firmanızın büyüklüğünüze paralel olarak belki de, ismi geçen bu yönetici kadrolarının her birinden, birer tane istihdam etmek zorunda kalabilirsiniz,  tabi maliyetlerinizin müsaade ettiği kadarı ile…

Sağlıklı işleyen bir toptancı firmasında oluşturulması gereken yönetim kadrosu olarak;

1- Çalışılan üretici firmalarla ile ilişkileri düzenleyen, cari hesapları takip eden, üreticiye verilecek siparişleri satış trendlerine göre oluşturabilen, geçmiş dönem istatistiklerinden bu günü ve yarını planlayabilen,  merkez ofiste çalışan, bir ” SATIŞ KOORDİNATÖRÜ” kadrosu olmasında büyük fayda vardır. Patronun bizzat kendisi, anlatılan  bu işleri, tüm zamanlar boyunca aksatmadan biraz zor yapar. Çocuklarını yetkin bir biçimde yetiştirebilmiş ise belki aileden birisini de bu kadroda istihdam edebilir ama, aile fertlerinde bu yetkinlik yoksa veya patron yalnız ise, ticarette yönetimde devamlılık adına bu kadroya, merkez ofiste çok ihtiyaç olur. Aslında belirtmeye bile gerek yok, ama yinede söyleyelim, bu kadro gerekli lisans eğitimlerinden geçmiş bir üniversiteli olmalıdır. Ve bu kadroyu patron kendi bakış açısı ile bizzat yetiştirmeli ve onu kendi sistemine göre devşirmelidir. Bu biraz zaman isteyen bir süreçtir. Bu kadroya talip personelin, okulda edindiği teorik bilgileri, pratikte ancak satış koordinatörüğü yaparken edinilebilecek tecrübeler ile birleştirebilmesi gerekir. Bunun tek başına öğrenilip keşfedilebilmesi bir çok üniversiteli için çok zor ve zaman isteyen bir süreçtir ve böyle olması da çok normaldir. Kimse anasının karnından satış koordinatörü olarak doğmaz. Gerekli eğitimlere haiz gençlerin,  gayretli olanlarının içinden yetiştirilebilmesi gerekir. Bu kadro toptancı firması patronunun eli ayağı, her konuda gözü kulağıdır. Güvenilir olmalı, yaptığı işlerle liyakatini ortaya koymalı ve toptancı firmasının diğer tüm kadrosunda tabi bir güvenilirlik oluşturabilmeli ve sözünü dinletebilmelidir. Bu kadronun yokluğu, sadece toptancı firmalarında değil diğer tüm ticari müesseselerde de büyük problem olur. Bu kadroyu satış ekibinizdeki gerekli lisans eğitimlerine sahip olanlarının içinden, çok daha kolay yetiştirebilirsiniz. Gerekli eğitimlere sahip, ama saha satış tecrübesi olmayan gençlerden bu kadronun yetiştirilmesi uzun zaman alabilir. Çok istisnai bir durum olmakla beraber, bazen gerekli Üniversite eğitimine sahip olmayan, çok akıllı satıcılarınız içinde de çok nadir olarak böyle bir koordinatör çıkarabilirsiniz. O da patron olarak sizin üstün bir başarınız olur.

2- Satış yapılan müşterileri çok iyi tanıyan, satıcıları bir ekip halinde hedeflerine motive edebilen, perakende pazarda karşılaşılabilen problemleri çözme konusunda deneyimli, satış noktalarında itibarı olan ” SATIŞ MÜFETTİŞİ ” kadrosu da bir toptancı firmasında çok gereklidir. Bu kadronun da üniversite eğitimli olmasında büyük fayda vardır. Ama çok akıllı, girişken, kendini iyi ifade edebilen, karşı tarafı anlamada empati güçlüğü çekmeyen, sıra dışı satıcılarınız içinden,  Üniversite eğitimi olmadan da satış müfettişi yetiştirebilirsiniz. Satış tecrübesinin olması, satış müfettişliğinin yapılmasını çok kolaylaştırır. Karşılaşılan güçlükler konusunda deneyim sahibi bir satış müfettişi, merkez ofisteki satış koordinatörü ile beraber, uyumlu olarak harika işler ortaya çıkarır.

Merkez ofisteki satış koordinatörünün, toptancı firmasının menfaatleri doğrultusunda satış müfettişini ve satış müfettişinin de sahadan edindiği müşteri geri dönüşleri doğrultusunda satış koordinatörünü yönlendirebilmeleri, bir toptancı firmasının çok değişken perakende pazarı koşullarına adaptesini mümkün kılar. Toptancı firmalarında bu konuda acımasızca, tavşana kaç tazıya da tut denmesi lazımdır.

Sadece toptancı firmasının menfaatlerini göz önünde tutularak perakende pazarına hizmet verilemez. Bir çok perakendeci sizi dışlayacaktır. Toptancı firması olarak kendi menfaatini hiç kollamadan sadece perakendeci geri dönüşlerini göz önünde tutarak da, toptancı olarak perakende pazarında ayakta kalamazsınız. Bu iki dinamiği aynı anda sürekli olarak göz önünde tutarak, aralarında optimum bir denge oluşturabilmelisiniz. Bu da ancak bu dinamikleri kendi içlerinde sürekli olacak şekilde takip eden, az önce bahsettiğimiz bu iki yönetici kadrosunun varlığı ve bunların kendi aralarında koordineli çalışmaları ile mümkündür.

Büyükşehirlerdeki hızlı tüketim ürünleri toptancılarının saha satışını yönetirken, geleneksel kanal denilen bakkal-kuruyemiş-büfe-okul vb satış noktaları için ayrı satıcı ve satış müfettişi, modern kanal denilen marketler için ayrı satıcı ve satış müfettişi çalıştırmalarında, satışta müşteriye odaklanmayı kolaylaştırdığı için büyük fayda vardır. Tabi toptancı olarak maliyetlerinizin içinde yeri olabiliyorsa….

Oluşturulmasını önerdiğimiz yönetim kadrosundan sonra, bu yönetim kadrosunun ve satış ekibinin tüm evrak lojistiğini yapabilecek kaabiliyette bir “OFİS EKİBİ” nin olması gerekir.

Bayanların evrak işlerini, erkeklerden çok daha büyük bir dikkatle takip edebildiklerini belirtmek gerekir. Kesilen faturalar, faturalaşması gereken siparişler, üretici firma ile sürekli yapılması gereken cari hesap ve iskonto-prim mutabakatları, perakendecilerle yapılması gereken cari hesap ve iskonto-prim mutabakatları, geçmiş dönem satış ve  tahsilat evraklarının tanzim ve tasnifi ve bu işlerin süreklilik arz edecek şekilde istikrarla yapılabilmesi, ancak liyakatli ofis çalışanlarınız tarafından yürütülebilir.

Zaten kar marjları çok sorunlu olan toptancı firmasının, üreticiden mal alırken veya perakendeciye mal satarken, hiç öngörülmeyen bir takım evrak yanlışlıklarından dolayı para kaybetmeye hiç tahammülleri yoktur. İnanın gerek üreticiler, gerekse perakendeciler, mütabakatlarda herşeyi nalıncı keseri gibi kendilerine yontarlar. Onların alacakları altın kıymetinde sizin alacağınız ise… ” aman canım işte.. dikkatli olsaydınız ” olur. Onun için her alacağınızı ve borcunuzu zehir hafiye gibi takip edin. Özellikle perakendecilerin ön muhasebe ofisleri, satılan binlerce ürün çeşidinin takip etme mecburiyeti yüzünden, çoğu kez iş yükleri çok ağır olduğu için, mütabakat yapılan evrakları gereken titizlikle takip edemeyebiliyorlar.

Size sadık, dikkatli çalışan ofis ekibinizin bayanlardan kurulması halinde, muhtemel hamileliklere de hazırlıklı olmalısınız. Bu konuda yapılabilecek hazırlık, yedekli çalışmaktır. Bir yönetim ofisinde, birbirinin yaptığı işten haberdar en az iki personel olmalıdır.

Sıra depo personeline geldi. Toptancılıkta depo personeli, fiziksel olarak yoğun bir biçimde ve ekip halinde hızlıca çalışabilen, dikkatli kişilerden oluşturulmalıdır. Sadık ve dürüst olmaları gerekir. Her ürün geldiğinde veya her ürün çıkışında, işin başında patron bulunamaz ki…Deponuzda sonradan tesbit edilen eksik stokların nereden kaynaklandığını bulmak çoğu kez mümkün olmadığından, saç baş yolarsınız…Kontrolsüz bir biçimde dikkatsizce yapılacak ürün kabul ve teslimatlarının faturası, toptancı firmasına büyük meblağlarda zarar olarak kesilir. Arkanızı döndüğünüzde depoda işlerin aksamadan, gereken hızda, büyük bir titizlikle yapıldığından emin olmalısınız.

Daha evvelden söylemiştik ama yeri geldiği için bir daha hatırlatmak adına, satıcı kadrosunu devşirirken bazı iyi niyetli, çalışkan ama satış yapma kaabiliyetini geliştiremeyen personelinizi, işten çıkarmadan deponuzda istihdam edebilirsiniz.

Depo personelinizin güçlü kuvvetli, ve kendi aralarında tam bir ekip olabilen kimselerden seçilmesi gerekir. Üreticiden gelen ürünlerin teslim alınmasında, çalışıyormuş gibi yapan depo personelinin, depoda olması gereken çalışma huzurunu çok bozacağını söylemeliyiz. Böyle bir durumda depo personelinin kendi aralarında oluşacak husumetleri yüzünden çalışma verimliliğiniz çok azalır. İyi gözlem yapın, iyi dinleyin ve iyi hakem olun. Kötü niyetli depo çalışanlarınızı vakit geçirmeden tespit edip, sistemden derhal uzaklaştırmalısınız.

Kritik zamanlarda depocularınızın mal sevkiyat kamyonlarında, gerektiğinde şöför olarak kullanabilmeniz, işlerinizi kolaylaştırır. Yıllık izinlerde, hastalıklarda, alınan sürpriz ilave siparişlerin sevkiyatında kullanabilmek adına, deponuzda çalışan personelinizin, firmanızın kamyonlarını kullanabilecek ehliyet ve tecrübeye sahip olmalarını teşvik edin.

Deponuzu sorumluluk sahibi ve ekibini organize edebilen bir kişiye teslim edin. Depoda çok başlılık karmaşa sebebidir. İş akış programını bir kişi yapmalı ve tüm depo çalışanları da o plana uymalıdır.

Satışı gerçekleşen, faturası kesilip, depoda perakendeciye gönderilmek üzere hazırlanan ürünleri, sevkiyatçılarınız ile müşterilerinize gönderirsiniz. Sevkiyat kamyonlarını kullanacak bu personelin, çok dikkatli şöförler olması gerekir. Trafikte kazaya, cezaya bulaşmamaları lazımdır. Kendilerinden beklenen teslimat performansını, her ne olursa olsun yerine getirmeyi becerebilmeleri gerekir.

Perakendecilerin bir çoğunun, satın aldıkları ürünleri teslim aldıkları merkez depolarının iş yükü çok yoğundur. Belli saatlerde mal teslim almaya çalışırlar. Perakendeci depolarında çalışan personelin, işten bıkmış bir halde çalışmalarına aldırmadan, sevkiyatçılarınızın o gün sizin için en uygun saatte, ürünlerinizi perakendeci deposuna teslim edebilmeleri gerekir. Bu az bir özellik değildir. Ağzı laf yapan, akıllı, dikkatli, çalışkan, işbilir sevkiyat personeliniz, işinizi çok kolaylaştırır.

Sevkiyat personelinin de kendi içinde çok iyi organize olabilmesi gerekir. Satış personeli ile çok uyumlu çalışabilmelidirler. Satışı gerçekleşen ürünlerin,  perakendeciye hemen teslim edilmesi gerekir ki, bu ürünler hemen satılsın ve yeni siparişler alınabilsin…

Sevkiyat kamyonlarınızda biri sorumlu şöför, birisi de ürün tesliminde fiziksel olarak çalışarak şöföre yardım edip, onun iş yükünü azaltacak olan muavin olmak üzere iki personel çalıştırmak durumunda kalabilirsiniz. Bu durum kamyonlarınızın depoya geri gelip, aynı gün içinde yeni bir müşterinize daha sevkiyat yapabilmenizi mümkün kılar. İş akış planlarınızı çok hızlandırırsınız.

Yine yıllık izin, hastalık, ilave iş yükünün paylaşılması gibi durumlarda, sevkiyat ekibinizin de, zaman zaman deponuzda çalışması gerekebilir. Bu durum iş verimliliğinizi çok artırır.

Perakendeci deposuna indirdiğiniz ürünlerinizin, perakendecilerin satış raflarına dizilmesini, market aktivite elemanlarınızla tetikleyebilirsiniz. Yoksa perakendeci deposunda, gereksiz ve anlamsız  bir şekilde ürünleriniz satış raflarına dizilme sırası bekler. Böylesi bir durumda perakendeci stoklarında ürünleriniz satılmadan bekliyor gözükür ve yeni siparişler alamazsınız. Market aktivite elemanlarınız sizin ürünlerinize odaklanarak, perakendeci depolarına teslim ettiğiniz ürünlerinizi, sizin lehinize, rakiplerinizin de aleyhine olarak perakendecinin satış raflarına dizerek, satışta size büyük avantaj sağlarlar. Bu kadronun çok önemli olduğuna inanıyorum. Neticeye ulaşmanızı sizin kendi ellerinizle kendinizin yapıyor olmanızı temin ediyorlar. Kimseye minnet etmeden istediğiniz başarıya koşmanızın lojistık alt yapısını oluşturuyorlar. Moral olarak çok desteklenmeleri gerekir. Çünkü market aktivite elemanlarınız gün içinde sizin için, hem müşteriniz olan perakendecilerin reyon elemanları ile hem de rakipleriniz olan diğer firmaların market aktivite elemanları ile resmen gladyatör gibi savaşır ve didişirler… Zor iştir… Üstelik bayanlar bu işleri daha iyi yapar…Göstermeniz gereken destek onlar için daha da önemlidir.

Hızlı tüketim ürünlerinin toptan ticaretini yapan firmalarda olması gerektiğini ifade ettiğimiz tüm bu kadroların verimli bir şekilde çalışıp, hem hızlı tüketim ürünleri üreticiliğini yapan firmayı perakende pazarında olması gereken pazar ve raf payına getirebilmesi, hem de toptancı firmasının perakende pazarının önemli ve vazgeçilmez bir tedarikçisi haline getirebilmesi için gereken şart;  bayiliğini yaptığınız üretici firmanın tüm bu kadroların masraflarını maliyetleriniz içinde halledebileceğiniz bir kar marjı ile sizi çalıştırması ve sizin de bu kadrolara, maliyetleriniz kurtardığı için piyasa şartlarına göre iyi ücretler verebilmenize bağlıdır… Önce iyi ücret  vereceksiniz sonra sizi memnun edecek iyi iş sonuçları bekleyebilirsiniz….İyi ücret verdiğiniz kişileri ayrıca, işleri konusunda da, sizi rakiplerinizin önüne geçirecek şekilde yetiştirebilmelisiniz. Bu da sizin için ekstra para harcamak anlamına gelir ki, üretici firmalar tüm bu gerekleri görmezden gelerek sırf araçlarınızın mazot parası ve çalışanlarınıza düşük ücret verdiğinizde ancak yaşayabileceğiniz kadar bir kar marjı size bırakıyorlarsa, birinci yazıdan bu dokuzuncu  yazıya kadar anlatılan bu sistemdeki hiç bir şeyi yapamazsınız… Böyle bir durumda ya bu hızlı tüketim ürünleri toptancılığını daha fazla zarar etmeden hemen bırakın yada bayiliğini yaptığınız hızlı tüketim ürünleri üreticisi firmayı değiştirin ve acilen çalıştığınız firma sayısını çeşitlendirin….

Rıza Cenat

Mart 2014

Yalova